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La gestion d’archives : notre métier !

Externalisation des archives :

GIDOC prend en charge de A à Z sans aucune sous-traitance, la gestion, conservation et externalisation de vos archives.

Le service GIDOC est un service compet qui vous accompagne dans l’externalisation de vos archives. L’offre globale GIDOC comprend, en effet, toutes les étapes d’archivage de document.

Avec GIDOC, vous payez uniquement un forfait annuel pour l’externalisation de vos archivistes. Ce forfait comprend la totalité des prestations, sans exception et sans supplément.

Nous sommes les seuls en mesure de vous proposer cette garantie.

Évaluation et plan d’archivage :

Cette phase d’évaluation comprend :

  1. Un déplacement sur site pour comprendre les besoins de chaque service.
  2. L‘élaboration d’un plan d’archivage qui consiste à :
    • recenser les familles de documents à traiter
    • apprécier les volumes et les taux annuels de progression
    • déterminer les durées de conservation légales et internes
    • évaluer les fréquences de consultations actuelles et futures
  3. La détermination des moyens humains et logistiques nécessaires aux opérations
  4. L’établissement d’un devis

Démarche et interventions d’archivage :

Plusieurs phases interviennent dans une démarche méthodique et contrôlée :

  1. Analyse, tri, classement et inventaire des documents selon leur nature et en application du plan d’archivage établi.
    Mise en conteneurs normalisés
    Codification anonyme des conteneurs
  2. Indexation des documents
  3. Mise en conteneurs normalisés
  4. Codification anonyme des conteneurs

Stockage et gestion de vos archives :

Plusieurs phases interviennent dans une démarche méthodique et contrôlée.
Cette prestation comprend le stockage, la gestion, la conservation et la recherche des archives.

  1. La production d’un procès-verbal d’inventaire papier et/ou électronique
  2. La recherche de pièces à la demande après contrôle strict des habilitations
  3. La mise à disposition des pièces (livrables ou consultables sur place selon votre choix)
    * document physique : délai de 4 à 48 H selon éloignement et urgence
    * document dématérialisé : délai 2 H par mail ou par télécopie
  4. La traçabilité des demandes de consultation et des entrées / sorties de documents.

Conservation sécurisée :

Cette prestation comprend le transfert vers un centre de stockage sécurisé. Plusieurs phases interviennent dans une démarche méthodique et contrôlée :

  1. Enlèvement et transport des conteneurs par nos soins vers un entrepôt répondant aux normes de sécurité contre l’intrusion, l’incendie et les inondations.
  2. Remise d’un bon d’enlèvement.
  3. Mise en rayonnage en mode aléatoire garantissant une totale confidentialité.
  4. Saisie informatique de la localisation des conteneurs.
  5. Contrôle des positionnements.

Conservation, recherches et destruction d’archives :

Cette prestation concerne :

  1. La gestion prévisionnelle d’élimination des documents compte tenu des délais légaux de conservation.
  2. La destruction régulière, confidentielle et sécurisée des archives périmées après validation écrite du client.
  3. La production d’un certificat de destruction avec inventaire.


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